Davanje povratne informacije na poslu

Neretko se možete naći u situaciji kada niste sigurni kako da reagujete, jer vaši zaposleni konstantno kasne sa izvršavanjem svojih radnih obaveza ili ne obavljaju svoj posao na način koji se očekuje od njih. Da biste bili sigurni da vas zaposleni neće shvatiti pogrešno, dajemo vam pet saveta koji vam mogu pomoći u razvijanju veština davanja povratne informacije.

1. Precizno opišite ponašanje zaposlenog.

Da li su njegovi izveštaji neuredni? Da li kasni na posao? Da li je preglasan kada priča telefonom?
Kada se sastanete sa njim, budite što precizniji. Na primer, nemojte reći: „Stalno kasnite na posao”. Recite, na primer: „U poslednjih mesec dana, osam puta ste zakasnili na posao po jedan sat”.

2. Prestanite da pričate i počnite da slušate.

Nemojte previše da govorite, već saslušajte svog sagovornika. Nakon što zaposlenom predočite problematično ponašanje, podstaknite ga na samoocenjivanje i obratite pažnju na to kako reaguje – postarajte se da protumačite i reči i jezik tela vašeg sagovornika.
Aktivno slušajte. Budite usredsređeni na poruku zaposlenog i njeno značenje, a ne na to kako ćete odgovoriti. Posebno obratite pažnju na to šta opisuje, kako se oseća (šta vam „poručuje” njegov govor tela) i kojim se metaforama i poređenjima služi.
Parafrazirajte. Svojim rečima ponovite ono što je zaposleni rekao. Iskazujući njegov odgovor drugačijim rečima, pokazaćete mu da ste razumeli šta želi da kaže. Ako niste razumeli, postavljajte dodatna pitanja, dok se oboje ne uverite da ste razumeli poruku.

3. Zajednički utvrdite u čemu je problem.

Ponekad je ponašanje posledica dubljeg problema. Na primer, ako zaposleni kasni na posao, verovatno ćete se saglasiti da je to problem, ali time nećete utvrditi osnovne uzroke problema. Možda kasni na posao zato što ima probleme kod kuće, ili zato što je nezadovoljan poslom i neprijatno mu je da dolazi u kancelariju. Možda jednostavno ne obraća pažnju na vreme, već je usredsređen na to da obavi svoj posao. Potrudite se da objektivno sagledate celovitu sliku pre nego što napravite akcioni plan. Nemojte se plašiti greške. Moguće je da vi učite isto koliko i sagovornik u ovom procesu, koji podrazumeva razmenu informacija i ideja.

4. Postignite dogovor o akcionom planu.

Kada utvrdite problem, možete zajedno da radite na pripremi akcionog plana. Plan mora da bude usmeren na rešavanje najneposrednijeg problema. U ovom slučaju, zaposleni često kasni na posao i njegovo ponašanje se negativno odražava na moral ostalih zaposlenih koji dolaze na vreme.

5. Sprovedite dodatnu kontrolu.

Zarad zaposlenog, vašeg tima i organizacije, nemojte prekinuti proces promene kada se sastanak završi. Nastavite da proveravate kako zaposleni napreduje i da li se pridržava dogovorenog akcionog plana. Ako problem potraje, možda ćete moći uspešnije da iskoristite neformalne trenutke da saopštite povratne informacije ili ćete morati da pribegnete oštrijim merama.

Razmotrite različita rešenja.

Možete:

• ponuditi „šargarepu”, odnosno pronaći zanimljivija i prijatnija zaduženja za zaposlenog, koja će mu poslužiti kao podsticaj da na vreme dolazi na posao,
• upotrebiti „štap”, tj. zahtevati da bude tačan i utvrditi eksplicitne posledice kašnjenja (na primer, na poslu će mu biti uskraćena neka privilegija),
• potražiti alternativu, odnosno dopustiti da cela grupa ima fleksibilan raspored, tako da svako ima mogućnost da dođe na posao u određenom vremenskom intervalu.